塾の年間予定表｜講習・面談・更新手続の組み方
講習、試験、保護者面談、契約更新が重なる時期を見渡し、準備の締切と担当者を決める年間予定表の作り方です。
対象：塾長・教室長・本部担当者
押さえるポイント
- 実施日だけでなく準備の締切も入れる
- 学校行事と教室の繁忙期を並べる
- 変更時に見直す担当を決める
学校行事と教室の予定を並べる
定期試験、長期休暇、学校行事を確認し、講習、面談、募集、契約更新の予定を重ねます。地域や学校で日程が違うため、前年の予定をそのまま使わないようにしてください。
実施日から準備を逆算する
| 予定 | 先に決めること |
|---|---|
| 季節講習 | コース、募集条件、講師、座席、受付締切 |
| 保護者面談 | 対象者、案内、予約、資料準備 |
| コース更新 | 変更確認、合意、登録、請求確認 |
準備に必要な期間は教室の体制で異なります。担当者と相談して期限を設定します。
月ごとに、重なりを確認する
講習準備と通常授業、面談と試験対応が重なる月は、作業を前倒しできるかを確認します。人員の不足が見込まれる場合は、採用・応援の判断も予定に含めます。
予定を更新する担当を決める
学校の日程変更や講師の予定変更を受けたときに、誰が予定表と関係者への案内を更新するかを決めます。授業・シフト管理と合わせてご確認ください。
よくある質問
- 前年の年間予定表をコピーして使えますか？
- ひな形にはできますが、学校日程、募集条件、講師体制を今年度の情報で見直してください。
- 年間予定表には何を載せますか？
- 実施日、準備の締切、担当者、案内先、変更時の確認先を載せると、作業につなげやすくなります。
教室の運用に合わせて確認したい方へ
授業・生徒・講師・契約管理の使い方をご案内します。